Rocio Arbulu
Experta en Cultura y Comunicación Corporativa
5 de octubre de 2021
No lo había notado de pronto, pero mis mensajes a unos amigos no se enviaban, reinicié mi teléfono un par de veces hasta que me encontré con la noticia del #FacebookDown, la caída de las redes sociales de propiedad de Facebook, Inc.
Fue la noticia del día a nivel mundial y afectó no solo el ámbito social, sino también a nosotros los profesionales, muchas empresas que venían concentrando su comunicación externa e interna en medios como WhatsApp terminaron tambaleando y algunas llegaron a tener una gran caída de productividad.
“No pongamos los huevos en una misma canasta”
Pienso que esa es la moraleja para el sector empresarial, es decir, debemos aprender de estos constantes cambios de los que venimos hablando desde hace unos años atrás, y diversificar los canales internos y externos de comunicación. No todo puede ser WhatsApp, por ejemplo.
Que WhatsApp tiene virtudes, sí, las tiene; pero esas mismas virtudes se pueden convertir en limitaciones cuando no existe una reglamentación adecuada. Primero, debemos tener en consideración que esta es una aplicación diseñada y asociada a la vida privada y personal, por ende, su uso, queramos o no, toma espacio en la vida personal de nuestros colaboradores.
“A partir de las 19h la norma es no escribir, según pactamos informalmente, porque no teníamos vida. Eran las 23h de la noche y la gente seguía comentando cosas. A veces dicen que no le importa porque no lo va a mirar, pero casi siempre lo acabas mirando y eso trae consigo no poder desconectarse del trabajo ni a despegarse”.
Díganme que ninguno de nosotros no nos sentimos identificados con el testimonio de arriba, y es que todos tendemos a ser impulsivos y mirar lo que nos mandan en nuestros chats, ¿lo ven? Y si a eso le vamos sumando que no es una aplicación diseñada para adjuntar o documentar archivos, sino para comunicación rápida, estamos sumando otros problemas de seguridad y privacidad en los que podría verse envuelto la empresa.
Por ello, debemos mirar otras alternativas más sofisticadas y diseñadas para este fin como Slack, que de hecho es la que más recomendaría, o desarrollar sus propios canales de comunicación, tus redes sociales internas por ejemplo. También volver a coger el teléfono o utilizar el correo, ¿cuántos de nosotros no volvimos a eso el día que nos quedamos sin WhatsApp y pudimos sobrevivir?
Las ‘netiquetas’
Hablar de canales de comunicación apropiados para una organización es hablar también de ‘netiquetas’, es decir, las reglas del buen comportamiento en los medios virtuales (aplica para organizaciones y personas).
Sobre este tema ya se viene escribiendo bastante y aquí hay varios puntos que podríamos mencionar, pero quiero centrarme en tres, que siento son la base de toda comunicación escrita:
1. Por más corta que sea la comunicación que vamos a enviar, no olvidemos la importancia de utilizar aquello que mi mamá, y seguro también las de ustedes, llamaba “palabras mágicas”.
‘Hola’, ‘buenos días’, ‘por favor’, ‘gracias’, ‘saludos’; son formas de expresarnos que debemos incluir hasta en el mensaje más rápido que mandemos porque nos predisponen de una manera especial con nuestro interlocutor.
2. En la comunicación escrita, el tono puede ser confundido, por ello es importante ser claro y no dejar frases ambiguas. Y si la conversación es sobre un tema sensible, tomemos el teléfono y hablémoslo, en lugar de entramparse en una serie de mensajes larguísimos de ida y vuelta que terminan haciéndonos perder el tiempo.
3. Como hemos mencionado líneas arriba, consideremos las horas y los días en que mandamos los mensajes. Existen maneras de programar los correos electrónicos para que salgan en horario de oficina, sino podemos esperar a hacerlos al día siguiente. Y si utilizas WhatsApp(no ideal), que no nos gane la ansiedad, de no ser urgente, no enviemos mensajes en momentos que pueden molestar a nuestros compañeros.
El hecho de estar apurados y viviendo en piloto automático, no puede traer consigo que no prestemos atención a estos puntos, pues son fundamentales para las buenas relaciones laborales y sobre todo personales. Verán que cuando se practican estas reglas con frecuencia, ya pasan a ser parte de nuestra manera de actuar y fluyen sin necesidad de pensarlo demasiado ¡Hagamos la prueba!
